Das Zauberwort „Digitalisierung“ ist in aller Munde. Was genau damit gemeint ist, nun, da besitzt jeder auch ein bisschen seine eigene Vorstellung. Hat ein Begriff erst einmal die den kritischen Punkt überwunden und zirkuliert frei durch den gesellschaftlichen Diskurs, ergeben sich gewöhnlich solche Unschärfen.
Für uns steht jedoch fest, dass gerade die Bereiche „Kommunikation“ und „Dokumentation“ mittlerweile beinahe komplett digital ablaufen – mit Konsequenzen für Software-Hersteller. Denn das bedeutet, dass eine solide Bürosoftware heutzutage auch ein Dokumenten-Management-System anbieten sollte, mit dem sich die tägliche Flut an elektronischen Dokumenten und Kommunikationen bewältigen und sogar gewinnbringend weiterverarbeiten lässt.
Viele Unternehmer setzen dabei auf eine externe Softwarelösung. Uns von der ulmer edv beratung ist jedoch wichtig, Anwendern eine interne Lösung anbieten zu können, die direkt mit ihrer Software verknüpft ist. Daher haben wir unser esus DMS entwickelt. Mit diesem Modul behalten unsere Kunden jederzeit den Überblick. Sie haben alles an einem Ort – dort, wo sie täglich arbeiten, verknüpft mit Ihren Stammdaten und Bauvorhaben, und geschützt in Ihrer Datenbank. Das ist der Vorteil, den unser DMS gegenüber externen Systemen bietet!
Viele unserer Kunden kennen bereits aus Stukki die Möglichkeit, Dokumente projektbezogen abzulegen. Diese Funktion gibt es selbstverständlich auch in esus. Im DMS können Sie jedoch auch Dokumente und Dateien ablegen, die keinen direkten Bezug zu einer Adresse oder einem Objekt haben – Gefahrenlisten, Merkblätter, technische Beschreibungen, Sicherheitshinweise, Verträge, Lizenzen sowie sonstige interne Dokumente etwa. Auch für Verbrauchslisten und Lohnabrechnungen ist das DMS vorgesehen. Dafür gestalten Sie sich Ihr eigenes Ordnersystem – so, wie es für Sie am übersichtlichsten ist und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht!
esus-Anwender haben im DMS sämtliche aufbewahrungspflichtige und wichtige Dokumente an einem Ort – geschützt vor versehentlichem Löschen oder Zugriff durch Unbefugte. Durch die integrierte Rechtevergabe lässt sich präzise steuern, wer in welchem Umfang Zugriff auf die abgelegte Dokumente erhält. Außerdem sind Ihre Dokumente in einem DMS dank komplexen Suchfunktionen und einer benutzerfreundlichen Verschlagwortung schnell zu finden.
Neben der ordner-, projekt- und kundenbezogenen Ablage und Archivierung können Dokumente im DMS auch geteilt, verschickt, bearbeitet oder im eigenen Ansichtsfenster direkt geprüft werden.
Von besonderer Bedeutung ist das DMS-Archiv: Hier legen Sie Ausgangsrechnungen sowie buchungsrelevante Dokumente ab, die Sie aufbewahren müssen. Im Archiv sind diese Dokumente vor unberechtigten Zugriffen geschützt und können generell weder gelöscht noch verändert werden.