Partner des Handwerks

esus – Digitalisierung im Handwerk

Die Geschäftswelt wird zunehmend digital – das betrifft den Mittelstand genauso wie das Handwerk. Wir von der ulmer edv-beratung möchten mit Ihnen gemeinsam den Weg in eine digitale Zukunft beschreiten:

Mit esus unternehmen Sie einen weiteren, großen Schritt

zum papierlosen, vernetzten Büro.

Digitalisierung im Handwerk

Schon jetzt unterstützen wir die Digitalisierungsprozesse in Handwerk und Mittelstand durch die folgenden Features:

Unsere Software fürs Handwerk lässt sich auch als Cloud-Version einsetzen – Sie benötigen lediglich einen Computer mit Internetzugang, und können damit von überall arbeiten!

Ihre Mitarbeiter erfassen direkt auf der Baustelle die Arbeitszeiten, und Sie haben auch außer Haus alle Informationen dabei, die Sie benötigen – dank der esus App!

Verwalten Sie Ihre digitale Eingangs- und Ausgangspost sowie sämtliche Projektdokumente digital! Dabei profitieren Sie auch vom esus DMS-Archiv!

Ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung ist sicherlich das Managen von Workflows über semi-automatisierte Prozesse, die in esus hinterlegt sind.

Falls Sie viele Zahlungseingänge verzeichnen können, lassen sich diese über eine Kontoauszugs-Datei Ihrer Bank mit wenigen Klicks in esus einlesen und verbuchen! 

Ein altes Instrument, aber enorm wichtig für die digitale Erfassung und Ausgabe von komplexen Angeboten.

Die integrierte Datanorm-Schnittstelle erlaubt unter anderem die schnelle Anlage zahlreicher Materialien in den esus Stammdaten.

esus App

Ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung ist der Einsatz von esus als Cloud-Software. Hierfür benötigen Sie lediglich einen Internetzugang – Programm und Datenbank befinden sich online auf einem geschützten Server. So können Sie von überall aus arbeiten, Ihre Daten sind für Sie jederzeit zugänglich.

Die Unterscheidung zwischen „Büro“ und „Baustelle“ etwa verschwindet und damit eine deutliche Einschränkung, die den Alltag noch heute prägt.

 

Handwerkersoftware in der Cloud

Mit der esus App haben Anwender nicht nur sämtliche erforderlichen Informationen immer zur Hand: sie können auch mobil Arbeitszeiten erfassen, Termine einsehen sowie Fotos aufnehmen und in den digitalen Projektordnern ablegen. Ebenso können Mitarbeiter auf der Baustelle bequem ihre täglichen Zeiten inklusive Verweis auf die entsprechende Tätigkeit ins Büro übertragen.

Doch auch Geschäftsführern und Bau-/Projektleitern bietet die App Vorteile. So begleiten Sie Kundenordner, Adressdaten, Vorfallslisten, Baumappen, Terminkalender und alle relevanten Dokumente zur Baustelle oder zu Geschäftsterminen!

Ihre Vorteile:

  • Mobile Zeiterfassung
  • Projektbezogene Bilder
  • Digitale Dokumentenmappe
  • Routenplaner

Sämtliche kunden- und projektbezogene Dokumente – Angebote und Rechnungen, Lieferscheine und Bestelllisten, Bauzeichnungen und Bilder, Messurkunden und Stundenzettel – werden im esus Dokumenten-Management-System abgelegt und dem Kunden sowie dem Projekt in einer digitalen Mappe zugeordnet. Dieses Modul bildet damit einen wichtigen Schritt hin zum digitalen, papierlosen Büro. In esus erstellte Ausgangsdokumente werden ebenfalls direkt digital im DMS abgelegt, Eingangsdokumente wie etwa Lieferscheine, Eingangsrechnungen oder Fotos von der Baustelle können per E-Mail eingelesen oder von einem Scanner aus bequem in das DMS übermittelt werden.

Zusätzlich bietet unser DMS Ihnen die Möglichkeit, eigene Dokumentenordner anzulegen. Ihr Vorteil: Diese Dokumente sind damit nur für ausgewählte Nutzer zugänglich und dank der Datenbank auch geschützt.

 

 

Offene Dokumente können an ausgewählte Benutzer zum Bearbeiten weitergegeben werden. Die tägliche Arbeit findet somit zunehmend digital statt. Dadurch verringert sich nicht nur der Papierstapel im Büro, sondern auch der Arbeitsaufwand: In digitaler Form können Dokumente bedeutend schneller verteilt, kopiert, bearbeitet, kommentiert und versendet werden.

Buchungsrelevante und sonstige Dokumente von großer Wichtigkeit können im DMS Archiv abgelegt und dort vor Löschen, Veränderungen sowie unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Zukünftig wird es in esus außerdem möglich sein, Workflows und Projekte digital zu überwachen und verwalten. esus-Anwender erhalten täglich Ihre Aufgaben und Projekte über das System. Ist eine Aufgabe (wie „Angebot erstellen“, „Termin vereinbaren“, „Urlaubsantrag prüfen“) oder abgeschlossen, wird automatisch die darauffolgende Aufgabe erstellt und kann dem nächsten Mitarbeiter zugewiesen werden. Teamleiter und Geschäftsführer erhalten so einen Überblick über den aktuellen Status laufender Projekte und können leicht identifizieren, wo es eventuell „hängt“.

Ziel dieses Moduls ist es, dass Aufgaben und typische Arbeitsschritte zunehmend digitalisiert werden: Ein Projekt wird in einzelne Aufgaben untergliedert, man sieht sofort, wo es gerade steht, und man hat die Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen, Aufgaben zu teilen oder auch dazugehörige Dokumente mit beteiligten Nutzern zu verknüpfen. Zusätzlich erhalten Unternehmer dadurch ganz neue Auswertungsmöglichkeiten: In der gesammelten Analyse der monatlichen Daten lassen sich so regelmäßig auftretende Probleme und „Zeitfresser“ entdecken.

Mit der automatischen Zahlungserfassung ist es möglich, Zahlungseingänge nahezu automatisiert im System zu hinterlegen. Wer viele eingehende Zahlungen zu verbuchen hat, holt sich einfach die Kontoauszüge über sein Online-Banking-Portal als Datei – und liest sie in esus ein! Dort können die Zahlungen den offenen Rechnungen zugewiesen werden. Das geht übrigens auch automatisch – esus erkennt selbst, wohin eine Zahlung gehört.

Das spart wertvolle Zeit!

Mit dem Datenaustausch-Standard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen (GAEB) können umfangreiche Projektinformationen zwischen Auftraggeber und den beteiligten Auftragnehmern zeitsparend und digital ausgetauscht werden.

 

Ein Beispiel:

esus Anwender erhalten eine Angebotsaufforderung/Baustellenausschreibung im GAEB-Format (90, 2000 oder XML), lesen diese über die Schnittstelle ein und erhalten so innerhalb von Sekunden einen umfangreichen Auftrag mitsamt Positionen, Ausschreibungstexten und Massen. Im Programm selbst können Nutzer hier nun ihre Preise hinterlegen – wahlweise geschätzt oder durch die integrierte Verknüpfung mit bereits kalkulierten Leistungspositionen inkl. Material-Stücklisten. Ist der Auftrag fertig bearbeitet, wird er über die Schnittstelle wieder als GAEB-Datei ausgegeben und kann sofort an die Auftraggeber als E-Mail verschickt werden.

Die integrierte Datanorm-Schnittstelle erlaubt die schnelle Anlage Tausender von Materialien in den esus Stammdaten. Eine entsprechende Datanorm-Datei mit umfangreichen Informationen über Materialien und Preise erhalten Nutzer üblicherweise direkt vom Materialhersteller oder Lieferanten. Nur wenige Klicks sind nötig, um umfassende Materialstammdaten anzulegen, welche dann die Grundlage der weiteren Projektkalkulation bilden.

Darüber hinaus erlaubt die Datanorm-Schnittstelle auch den digitalen Austausch von Leistungspositionen mitsamt Ausschreibungstexten, Stücklisten und Kalkulationswerten – eine enorme Erleichterung für Handwerksbetriebe!

 

Datanorm-Schnittstelle

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