Das esus Dokumenten-Management-System schützt Ihre Dokumente vor ungewünschtem Zugriff und Verlust. Durch die Verknüpfung mit Adressen und Projekten, und dank der freien Suche sind diese Dokumente leicht auffindbar. Buchungsrelevante Dokumente werden zusätzlich automatisch archiviert!
Mit der Dokumentenverwaltung lässt sich die gesamte Eingangspost – von schriftlichen Anfragen über Rechnungen bis zu Plänen – einlesen und bequem mit spezifischen Adressen, Aufträgen und Baukonten verknüpfen.
Dazu werden sämtliche zu einem Auftrag oder Adresse gehörigen Dokumente – ob nun Bilder und Zeichnungen, Angebote und Rechnungen, Bestell- und Checklisten, Lieferscheine oder und Gefährdungsbeurteilungen – sinnvoll abgelegt.
Dadurch behalten Sie jederzeit die Übersicht. Nichts geht verloren, denn Sie verwalten alles in esus! Außerdem sparen Sie sich wertvolle Zeit und das mühselige Durchsuchen von Bergen von Aktenordnern.
Doch nicht nur Eingangsdokumente, auch andere Dateien lassen sich in unserem DMS für das Handwerk ablegen. Das können projektbezogene Dokumente sein, oder auch Dokumente ohne direkten Bezug zu einer Adresse oder einem Projekt – wie etwa Merkblätter, Sicherheitsblätter, technische Datenblätter oder auch Verträge und Lizenzen.
Ob E-Mails oder Briefe, die Sie ganz einfach einscannen – esus empfängt und verwaltet sämtliche Dokumente. Auch Anhänge wie docx-, pdf- oder Bild-Dateien können problemlos eingelesen, in digitalen Ordnern abgelegt sowie einem Kunden und Auftrag zugewiesen werden. So geht nichts verloren!
Tipp: Falls Sie einen zeitgemäßen Scanner haben, kann dieser auch so eingestellt werden, dass jedes gescannte Dokument direkt an esus gesendet wird!
und viele Dokumente mehr lassen sich in esus nicht nur bezogen auf Objekte und Adressen ablegen. Sie können auch eigene Ordnerstrukturen schaffen und diese Dokumente nach Kategorie, Zeitraum oder anderen Ordnern Ihrer Wahl archivieren.
Zu jedem Dokument hinterlegen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung sowie Schlagworte, durch die das Wiederfinden zum Kinderspiel wird.
Lesen Sie Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Bestelllisten sofort in esus ein – per E-Mail oder Scan. Damit erfassen Sie gleich automatisch Ihr Material.
So haben Sie im Baukonto eines Auftrages nicht nur sämtliche Materialien aufgeführt, sondern gleichzeitig auch alle für Ihre Buchhaltung relevanten Nachweise und Dokumente hinterlegt. Auch das schafft Überblick!
Manche Tätigkeiten und Materialien erfordern besondere Vorsicht vonseiten Ihrer Mitarbeiter. Dort, wo diese zum Einsatz kommen, empfiehlt sich daher die Beigabe von Sicherheitsblättern und technischen Merkblättern.
Solche Dokumente können in esus direkt bei einer Position in den Stammdaten abgelegt werden. Sobald eine solche Position in einem Bauvorhaben oder Projekt zum Tragen kommt, können diese Sicherheits- und Merkblätter mit ausgegeben werden. So stellen Sie sicher, dass kein wichtiger Hinweis oder rechtliche Vorgabe vergessen wird!
Diese Funktion unseres DMS ist gerade für das Handwerk von großer Bedeutung!
Im esus DMS legen Sie Ihre firmeneigene Ordnerstruktur an – so wie Sie Ihre Dokumente am leichtesten wiederfinden.
Übrigens können Sie eine solche Ordnerstruktur auch zu jedem spezifischen Bauvorhaben oder Projekt anlegen. Sie haben jedes relevante Dokument jederzeit griffbereit in ihrer digitalen Baumappe!
esus legt automatisch Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdokumente ab, die im Programm selbst erstellt worden sind. Werden Änderungen vorgenommen, werden diese Dokumente nicht einfach überschrieben, sondern versioniert – frühere Versionen stehen Ihnen somit auch später noch zur Verfügung.
Wichtige Dokumente lassen sich von berechtigten Anwendern sperren und temporär für ausgewählte Mitarbeiter freischalten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Mitarbeiter in bestimmte Gruppen (Baustelle, Büro, Buchhaltung, Auszubildende, Teamleiter) unterteilen und über die Gruppenzugehörigkeit den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder sogar ganze Dokumentenklassen (Rechnungen, Kontoauszüge, Interna, etc.) regeln.
