Handwerker, die mit dem Bund zusammenarbeiten, kennen sie bereits: Die E-Rechnung, die zum Jahreswechsel nun auch für die Zusammenarbeit mit dem Land Baden-Württemberg verpflichtend geworden ist. Dem Ländle kommt hier eine Vorreiterrolle im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Behörden zu.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um den neuen Rechnungsstandard, der bei öffentlichen Aufträgen zum Tragen kommen soll. In Baden-Württemberg werden seit dem 01.01.2022 vonseiten öffentlicher Auftraggeber auf Landesebene nur noch E-Rechnungen akzeptiert; andere Bundesländer stehen ebenfalls in den Startlöchern, akzeptieren aber noch weiterhin die klassische Papierrechnung. Ausgenommen von der Verpflichtung zur E-Rechnung in Baden-Württemberg sind Rechnungen, deren Beträge unter 1.000,00 € liegen sowie kommunale Auftraggeber; diese sollen zum 1.1.2023 jedoch ebenfalls der E-Rechnungspflicht unterliegen.

Die E-Rechnung ist viel mehr als nur eine Rechnung, die man per E-Mail verschickt, denn sie basiert auf einem strukturierten Datensatz, mit welchem die Rechnungsdaten übermittelt werden können (ähnlich wie bei GAEB-Dateien). Ein solcher Datensatz kann über etablierte technische Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt werden. Die E-Rechnung ist also kein Dokument, das man sich einfach „anschauen“ kann, sondern eine maschinenlesbare Datei, die in ein damit kompatibles digitales System eingelesen wird.

Für esus Anwender haben wir nun mit den entsprechenden Updates und der Einrichtung des Moduls „XRechnung“ begonnen. Dieses Modul ermöglicht es, Rechnungen in dem technischen Standard „XRechnung“ zu erzeugen, der für die E-Rechnung vorgesehen ist. Diese XRechnung können Sie dann ganz einfach an die entsprechende Behörde übermitteln.

Die Erzeugung einer XRechnung geschieht in esus parallel zum Rechnungsdruck: Sie werden also auch weiterhin Ihre Rechnung anschauen und ausdrucken bzw. ablegen können. Außerdem erhalten Sie eine Protokolldatei, in der genau aufgelistet ist, welche Information in welchem Datenfeld übergeben wurde.

Wichtig: Für Stukki lässt sich die XRechnung-Schnittstelle nicht mehr programmieren. Ein Umstieg auf esus ist daher für Anwender, die von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, unerlässlich.

Da nur ein Teil der esus-Nutzer aktuell von dieser Pflicht betroffen ist, haben wir die XRechnung-Schnittstelle als Programmmodul entwickelt. Wie wir von den zuständigen Behörden erfahren haben, wird die E-Rechnung im Verlauf der nächsten Jahre stetig weiterentwickelt werden. Das bedeutet für uns einen erhöhten Entwicklungs- und Betreuungsaufwand, da wir sämtliche Anpassungen zeitgleich und zügig umsetzen müssen.

Dennoch ist der XRechnung-Standard ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Daher wird die XRechnung nicht nur bei den Behörden stehenbleiben, sondern in Zukunft sicher auch von der Industrie genutzt werden.

Wir raten daher: Bringen Sie sich in Stellung!

Schulung

Falls Sie öffentliche Auftraggeber auf Bund- oder Landesebene haben, oder schon jetzt mit E-Rechnungen loslegen wollen, empfehlen wir Ihnen unbedingt, an einer speziellen Schulung zu dem Thema teilzunehmen!

In der Schulung werden wir die E-Rechnung sowie den dazugehörigen Standard XRechnung vorstellen. Daraufhin zeigen wir, welche Pflichtangaben Sie in esus hinterlegen müssen, um eine XRechnung zu erzeugen. Schließlich erstellen wir gemeinsam erste XRechnungen in verschiedenen Varianten – als Teil- und Schlussrechnungen, mit Aufmaß und Rapporten. Dabei möchten wir auch Ihre betrieblichen Besonderheiten berücksichtigen.

Wir empfehlen die Schulung auch deshalb, weil neben den zahlreichen Zusatzangaben, die für eine E-Rechnung benötigt werden, gerade für das Handwerk ein paar „Umwege“ nötig sind – denn die E-Rechnung kennt keine Stücklisten, keine Einleitungs- und Schlusstexte, und auch keine Abschnitte und Titel. Wie Sie eine gültige E-Rechnung erzeugen, ohne auf die Abbildung Ihrer geleisteten Tätigkeiten zu verzichten, erfahren Sie in der Schulung!

Optional besteht die Möglichkeit, sich im Rahmen der Schulung auch weitere Neuerungen in esus wie die optimierte Bedienung von Baukonto und Taglohn, die Aufmaßkopie oder den Bilderdruck anzusehen.

Wir bieten die Schulungen sowohl bei uns im Hause als auch online über eine Zoom-Videokonferenz an.