Dokumentenverwaltung

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung lässt sich die gesamte Eingangspost – von schriftlichen Anfragen über Rechnungen bis zu Plänen – ganz einfach einlesen und bequem mit spezifischen Kunden, Aufträgen und Baukonten verknüpfen.

Dazu werden sämtliche zu einem Auftrag, Kunden, Lieferanten oder Partner gehörigen Dokumente – ob nun Bilder und Zeichnungen, Angebote und Rechnungen, Bestell- und Checklisten, Lieferscheine oder auch Messurkunden und Gefährdungsbeurteilungen abgelegt.

Dadurch behalten Sie jederzeit die Übersicht. Nichts geht verloren, denn Sie verwalten alles in esus! Außerdem sparen Sie sich so wertvolle Zeit und vor allem das mühselige Durchsuchen von Bergen von Aktenordnern.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Dank der erweiterbaren Progress Datenbank sind Ihre Dokumente jederzeit sicher abgelegt. 

Verwalten Sie sämtliche Dokumente und Bilder an einem Ort! So haben Sie immer alles zu einer Adresse, einem Auftrag und einem Thema griffbereit – nur wenige Klicks entfernt!

Bewahren Sie sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen im PDF-Format sicher in esus auf. Bei internen wie externen Prüfungen sind diese sofort mit nur wenigen Klicks auffindbar.

Schluss mit der Zettelwirtschaft! Sammeln Sie sämtliche Bilder und Zeichnungen, Dokumente und Notizen, Absprachen und Schriftverkehr, Listen und Rechnungen zu einem Auftrag in Ihrer elektronischen esus Baumappe!

Ob klassische Post oder E-Mails – moderne Unternehmer legen sämtlichen Schriftverkehr elektronisch ab.

Komplex und doch einfach: esus ermöglicht es Ihnen, jedes Dokument schnell aufzufinden – genau da, wo Sie es brauchen. So behalten Sie den Überblick!

Ob E-Mails oder Briefe, die Sie ganz einfach einscannen – esus empfängt und verwaltet sämtliche Dokumente. Auch E-Mail-Anhänge wie docx-, pdf- oder Bild-Dateien können problemlos eingelesen werden. Dazu richten wir Ihnen eine spezielle E-Mail-Adresse ein, aus der dann automatisch alle eingehenden Dokumente direkt in den esus Posteingang importiert werden. Diese können dann mit nur wenigen Klicks in digitalen Ordnern abgelegt sowie einem Kunden und Auftrag zugewiesen werden. So geht nichts verloren!

Alternativ können Sie Ihre Bilder und Dokumente auch ganz einfach und in Sekundenschnelle mit der Maus aus dem Windows-Ordner in esus hineinziehen – direkt zum Kunden oder Auftrag.

 

Tipp: Falls Sie einen zeitgemäßen Scanner haben, kann dieser auch so eingestellt werden, dass jedes gescannte Dokument direkt an esus gesendet wird!

Lesen Sie Lieferscheine, Rechnungen und Bestelllisten sofort in esus ein – damit erfassen Sie gleich automatisch Ihr Material.

So haben Sie im Baukonto eines Auftrages nicht nur sämtliche Materialien aufgeführt, sondern gleichzeitig auch alle für Ihre Buchhaltung relevanten Nachweise und Dokumente hinterlegt. Auch das schafft Überblick!

  • Angebote und Ausgangsrechnungen
  • Schriftverkehr mit Kunden, Interessenten und Lieferanten
  • Eingangsrechnungen
  • Bilder, Zeichungen und Skizzen
  • Lieferscheine und Bestelllisten
  • Checklisten und Gefährdungsbeurteilungen
  • Gutachten
  • Messurkunden und Raumbücher
  • Kalkulations- und Rechnungsübersichten

und viele Dokumente mehr lassen sich in esus nicht nur bezogen auf Objekte und Adressen ablegen. Sie können auch eigene Ordnerstrukturen schaffen und diese Dokumente nach Kategorie, Zeitraum oder anderen Ordnern Ihrer Wahl archivieren.

Ihr Vorteil: Es werden immer nur Links erzeugt – das Dokument selbst wird nur einmal abgelegt und ist über zahlreiche Verlinkungen für Sie leicht auffindbar.

Zusätzliches Feature: Falls Sie mit einem zweiten Bildschirm arbeiten, können Sie sich sämtliche Eingangsdokumente separat auf diesem anschauen. Gerade zum „schnellen“ Durchblättern, Prüfen und Zuordnen eignet sich diese praktische Funktion!

In esus archivieren Sie nicht nur Ihre Dokumente, sondern behalten auch den Überblick über sämtliche Änderungen. Ob ein Dokument nachträglich veränderbar sein darf, und welcher Benutzer was wann geändert hat – auch dies wird in esus dokumentiert.

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