Dokumentenverwaltung

 

Das esus Dokumenten-Management-System schützt Ihre wichtigsten Dokumente vor ungewünschten Zugriffen und Verlust. Durch die Verknüpfung mit Adressen, Projekten, Schlagworten und dank der freien Suche sind diese Dokumente leicht auffindbar.
Buchungsrelevante Dokumente werden zusätzlich automatisch archiviert!

 

Mit der Dokumentenverwaltung lässt sich darüber hinaus die gesamte Eingangspost – von schriftlichen Anfragen über Rechnungen bis zu Plänen – einlesen und bequem mit spezifischen Kunden, Aufträgen und Baukonten verknüpfen.

Dazu werden sämtliche zu einem Auftrag oder Adresse gehörigen Dokumente – ob nun Bilder und Zeichnungen, Angebote und Rechnungen, Bestell- und Checklisten, Lieferscheine oder und Gefährdungsbeurteilungen – sinnvoll abgelegt.

Dadurch behalten Sie jederzeit die Übersicht. Nichts geht verloren, denn Sie verwalten alles in esus! Außerdem sparen Sie sich wertvolle Zeit und das mühselige Durchsuchen von Bergen von Aktenordnern.

Doch nicht nur Eingangsdokumente, auch sämtliche andere Dateien lassen sich ablegen. Das können projektbezogene Dokumente sein, oder auch Dokumente ohne direkten Bezug zu einer Adresse oder einem Projekt – wie etwa Merkblätter, Sicherheitsblätter, technische Datenblätter oder auch Verträge und Lizenzen. 

 

Ins DMS gehört alles, was nicht verloren gehen und von fremden Zugriffen geschützt werden sollte!

Dokumente

Ihre Vorteile auf einen Blick

Dank der erweiterbaren Progress Datenbank sind Ihre Dokumente jederzeit sicher abgelegt. 

Buchungsrelevante Dokumente wie Ausgangsrechnungen werden automatisch archiviert – diese können dann weder gelöscht noch nachträglich verändert werden. 

Im esus DMS lassen sich Dokumente jederzeit vor ungewünschten Zugriffen oder versehentlichem Löschen schützen. Dies gilt insbesondere für archivierte Dokumente.

Verwalten Sie sämtliche Dokumente und Bilder an einem Ort! So haben Sie immer alles zu einer Adresse, einem Auftrag und einem Thema griffbereit – nur wenige Klicks entfernt!

Bewahren Sie sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen sicher im esus Dokumentenarchiv auf. Bei internen wie externen Prüfungen sind diese sofort mit nur wenigen Klicks auffindbar.

Schluss mit der Zettelwirtschaft! Sammeln Sie sämtliche Bilder und Zeichnungen, Dokumente und Notizen, Absprachen und Schriftverkehr, Gefahren- und Mängellisten, Lieferscheine und Rechnungen, Messurkunden und Mitarbeiteraufträge in Ihrer digitalen Auftrags-Baumappe!

Ob klassische Post oder E-Mails – moderne Unternehmer legen sämtlichen Schriftverkehr elektronisch ab. 

Zu jedem Dokument können Sie Bezeichnungen und Schlagworte hinterlegen – das erleichtert das Wiederfinden ungemein!

Im esus DMS legen Sie Ihre firmeneigene Ordnerstruktur an – so wie Sie Ihre Dokumente am leichtesten wiederfinden.

Übrigens können Sie eine solche Ordnerstruktur auch zu jedem spezifischen Bauvorhaben oder Projekt anlegen. Sie haben jedes relevante Dokument jederzeit griffbereit in ihrer digitalen Baumappe!

Komplex und doch einfach: esus ermöglicht es Ihnen, jedes Dokument schnell aufzufinden – genau da, wo Sie es brauchen. So behalten Sie den Überblick!

esus legt automatisch Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ab, die im Programm selbst erstellt worden sind. Werden Änderungen vorgenommen, werden diese Dokumente nicht einfach überschrieben, sondern versioniert – frühere Versionen stehen Ihnen somit auch später noch zur Verfügung.

Wichtige Dokumente lassen sich von berechtigten Anwendern sperren und temporär für ausgewählte Mitarbeiter freischalten. 

Dokumentenverwaltung

Ausgangsrechnungen können im GoBD-konformen Format (Zugferd oder X-Rechnung) erstellt werden. Zusätzlich mit ihrer Erstellung werden diese Rechnungen automatisch im esus DMS archiviert.

Sie können dann nicht mehr gelöscht oder nachträglich bearbeitet werden. Spätere Rechnungsänderungen finden über Stornorechnungen statt, die selbstverständlich ebenfalls archiviert werden.

 

GoBD-Archiv

Ob E-Mails oder Briefe, die Sie ganz einfach einscannen – esus empfängt und verwaltet sämtliche Dokumente. Auch E-Mail-Anhänge wie docx-, pdf- oder Bild-Dateien können problemlos eingelesen werden. Dazu richten wir Ihnen eine spezielle E-Mail-Adresse ein, aus der dann automatisch alle eingehenden Dokumente direkt in den esus Posteingang importiert werden. Diese können dann mit nur wenigen Klicks in digitalen Ordnern abgelegt sowie einem Kunden und Auftrag zugewiesen werden. So geht nichts verloren!

Alternativ können Sie Ihre Bilder und Dokumente auch ganz einfach und in Sekundenschnelle mit der Maus aus dem Windows-Ordner in esus hineinziehen – direkt zum Kunden oder Auftrag.

Tipp: Falls Sie einen zeitgemäßen Scanner haben, kann dieser auch so eingestellt werden, dass jedes gescannte Dokument direkt an esus gesendet wird!

Dokumenteneingang

Lesen Sie Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Bestelllisten sofort in esus ein – per E-Mail oder Scan. Damit erfassen Sie gleich automatisch Ihr Material.

So haben Sie im Baukonto eines Auftrages nicht nur sämtliche Materialien aufgeführt, sondern gleichzeitig auch alle für Ihre Buchhaltung relevanten Nachweise und Dokumente hinterlegt. Auch das schafft Überblick!

  • Angebote und Ausgangsrechnungen
  • Schriftverkehr mit Kunden, Interessenten und Lieferanten
  • Eingangsrechnungen
  • Bilder, Zeichungen und Skizzen
  • Lieferscheine und Bestelllisten
  • Checklisten und Gefährdungsbeurteilungen
  • Gutachten
  • Messurkunden und Raumbücher
  • Kalkulations- und Rechnungsübersichten

und viele Dokumente mehr lassen sich in esus nicht nur bezogen auf Objekte und Adressen ablegen. Sie können auch eigene Ordnerstrukturen schaffen und diese Dokumente nach Kategorie, Zeitraum oder anderen Ordnern Ihrer Wahl archivieren.

Zu jedem Dokument hinterlegen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung sowie Schlagworte, durch die das Wiederfinden zum Kinderspiel wird.

Ihr Vorteil: Es werden immer nur Links erzeugt – das Dokument selbst wird nur einmal abgelegt und ist über zahlreiche Verlinkungen für Sie leicht auffindbar.

Zusätzliches Feature: Falls Sie mit einem zweiten Bildschirm arbeiten, können Sie sich sämtliche Eingangsdokumente separat auf diesem anschauen. Gerade zum „schnellen“ Durchblättern, Prüfen und Zuordnen eignet sich diese praktische Funktion!

Dokumente, mit denen noch gearbeitet wird, können einfach mit Kollegen oder Partnern geteilt werden. Lieferscheine lassen sich direkt dem Baukonto eines Bauvorhabens zuordnen und Eingangsrechnungen können Sie mit einem Klick nicht nur sicher ablegen, sondern auch an die Buchhaltung weiterleiten.

Manche Tätigkeiten und Materialien erfordern besondere Vorsicht vonseiten Ihrer Mitarbeiter. Dort, wo diese zum Einsatz kommen, empfiehlt sich daher die Beigabe von Sicherheitsblättern und technischen Merkblättern. 

Solche Dokumente können in esus direkt bei einer Position in den Stammdaten abgelegt werden. Sobald eine solche Position in einem Bauvorhaben oder Projekt zum Tragen kommt, können diese Sicherheits- und Merkblätter beim Druck und Versand des Angebotes oder des Mitarbeiterauftrages mit ausgegeben werden.

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